תזכורת לתור נשלחת בדרך כלל פעמיים: אישור ברגע שהלקוח קובע, ותזכורת יום לפני עם היום, השעה, הכתובת ודרך לאשר או לבטל בתשובה אחת. בוואטסאפ זה נוח במיוחד, כי הלקוח עונה באותו צ׳אט. שולחים ידנית, ממערכת זימון התורים, באוטומציה או עם בוט שמטפל גם בביטולים.
למה לקוחות לא מגיעים
לקוח שלא הגיע לא בהכרח החליט להבריז. לפעמים הוא קבע מזמן ושכח. לפעמים משהו השתנה לו באותו יום, וכדי לבטל היה צריך להתקשר, ובשעות העבודה אף אחד לא ענה. תזכורת פותרת את השכחה. את השאר פותרת דרך קלה לבטל או להזיז, שמודיעה לכם בזמן שעוד אפשר למלא את השעה.
לא תמצאו כאן אחוז של "כמה תזכורות מורידות ביטולים". זה שונה מעסק לעסק, ואת המספר שלכם אפשר להוציא מהיומן: ספרו חודש אחד אחורה כמה לקוחות לא הגיעו ולא הודיעו. אחרי חודש של תזכורות סופרים שוב.
מה כותבים בתזכורת
- שם העסק בהתחלה, כדי שהלקוח יבין מיד ממי ההודעה.
- יום, תאריך ושעה במילים: "מחר, יום שלישי 21/10, בשעה 16:30".
- כתובת עם קישור לניווט, ומה צריך לדעת לפני שמגיעים: חניה, קומה, מה להביא.
- מה עושים אם לא מתאים: "אם צריך לבטל או להזיז, פשוט תענה כאן".
- בלי מבצעים ובלי קישורים לדברים אחרים. ההודעה עוסקת בתור.
דוגמה למספרה (העסק בדוגמה מומצא): "היי דני, תזכורת מהמספרה של אבי. מחר, יום שלישי, ב-16:30, רחוב הגפן 12. מגיע? אם צריך להזיז, תענה כאן ונמצא שעה אחרת."
מתי שולחים
| מתי | מה שולחים | למה |
|---|---|---|
| ברגע שנקבע התור | אישור עם יום, שעה וכתובת | הלקוח רואה שהתור נרשם נכון, והפרטים נשארים אצלו בצ׳אט |
| יום לפני, בשעה סבירה | תזכורת עם בקשה לאשר | אם הוא מבטל, יש לכם יום שלם למלא את השעה |
| כמה שעות לפני (לא חובה) | תזכורת קצרה, בלי שאלה | לתורים מוקדמים בבוקר או לתורים שנקבעו לפני הרבה זמן |
אלה נקודות התחלה. תור שנקבע לאותו יום צריך רק אישור. בטיפול ארוך או יקר כדאי להוסיף תזכורת כמה ימים מראש, כדי שביטול יגיע כשעוד יש למי להציע את השעה.
לתת ללקוח לבטל בקלות
ביטול שמגיע יום לפני הוא תור שעוד אפשר למלא. ביטול שלא מגיע בכלל הוא שעה ריקה. כשאפשר לענות "לא מתאים לי" באותו צ׳אט שבו הגיעה התזכורת, יותר קל ללקוח להודיע, ואתם יודעים על זה בזמן.
מי שמחזיק רשימת המתנה, אפילו פתק עם שלושה שמות של לקוחות שביקשו שעה מוקדמת יותר, יכול לשלוח להם הודעה ברגע שמשהו מתפנה.
ארבע דרכים לשלוח תזכורות
| הדרך | איך זה עובד | כמה זה עולה | מתאים כש |
|---|---|---|---|
| ידנית | כל ערב עוברים על היומן של מחר ושולחים מ-WhatsApp Business. הודעה שמורה (מקלידים / ובוחרים) חוסכת הקלדה | ₪0, על חשבון הזמן שלכם | יש כמה תורים ביום |
| מערכת זימון תורים | הרבה מערכות שולחות SMS או וואטסאפ לבד כשהתור מתקרב. בודקים אם זה כלול במנוי | לפי המנוי של המערכת | כבר קובעים תורים במערכת כזאת |
| אוטומציה | היומן הקיים, למשל יומן גוגל, מפעיל הודעה ללקוח יום לפני התור, ואתם מקבלים התראה אם משהו נכשל | אצלנו החל מ-₪1,490 חד-פעמי לתהליך אחד | התורים ביומן גוגל ואין מערכת זימון |
| בוט וואטסאפ | קובע את התור, שולח אישור ותזכורת, מקבל ביטול או בקשה להזיז ומעביר אליכם כשצריך | בשוק: חציון ₪1,500 הקמה ו-₪299 לחודש. אצלנו החל מ-₪890 הקמה ו-₪199 לחודש | רוב התורים נקבעים ומשתנים בהודעות |
בדרך הידנית מה שנופל בדרך כלל הוא הערב העמוס שבו שוכחים לשלוח. אם בוחרים בה, קובעים לזה שעה קבועה ביום, כמו סגירת קופה.
תזכורות בוואטסאפ הרשמי
בוטים ומערכות שולחים דרך וואטסאפ העסקי הרשמי (WhatsApp Business Platform). שם, ללקוח שלא כתב לכם ב-24 השעות האחרונות אפשר לשלוח רק תבנית הודעה שמטא אישרה מראש. תזכורת של יום לפני יוצאת כמעט תמיד מחוץ לחלון הזה, ולכן מכינים לה תבנית עם מקום לשם, ליום ולשעה.
תזכורות שייכות לתבניות מסוג שירות (utility), ומטא גובה תשלום על תבנית כזאת כשהיא נשלחת מחוץ לחלון של 24 השעות. שאלו את הספק אם זה כלול במחיר. באפליקציית WhatsApp Business הרגילה בטלפון אין חלון כזה, כי כל הודעה שם יוצאת כשאתם לוחצים שלח.
מה אומר החוק
תזכורת על תור שהלקוח קבע היא הודעה על שירות שהוא הזמין. כשמוסיפים לה מבצע, הנחה או "תביא חבר", היא עלולה להיחשב דבר פרסומת, וחוק התקשורת (סעיף 30א, חוק הספאם) דורש לזה הסכמה מראש. הכי פשוט להשאיר את התזכורת נקייה ולבנות רשימת תפוצה בנפרד, עם הסכמה של כל לקוח.
לפני שמפעילים תזכורות אוטומטיות
סמנו מה כבר מוגדר. מה שנשאר ריק כדאי לסגור לפני ההפעלה.
טעויות שכדאי לחסוך
- תזכורת שיוצאת בשש בבוקר או באחת עשרה בלילה, כי ככה הוגדרה המערכת.
- לבקש "השב 1 לאישור" ולא לקרוא את התשובות. לקוח שכתב "אני מאחר בעשר דקות" מצפה שמישהו ראה.
- אותה תזכורת לכל סוג תור. טיפול שדורש הכנה צריך את ההוראה בתוך התזכורת עצמה.
שאלות נפוצות
כמה זמן לפני התור לשלוח תזכורת?
נקודת התחלה טובה היא יום לפני, בשעה סבירה, עם בקשה לאשר. כך יש לכם זמן למלא את השעה אם הלקוח מבטל. לתורים מוקדמים בבוקר או לתורים שנקבעו מזמן אפשר להוסיף תזכורת קצרה כמה שעות לפני.
עדיף SMS או וואטסאפ?
בוואטסאפ הלקוח עונה באותו צ׳אט, מבטל או מבקש שעה אחרת, ואתם רואים את התשובה. SMS מתאים כשהמערכת שלכם שולחת רק אותו, או ללקוחות שלא משתמשים בוואטסאפ. בשני המקרים צריכה להיות דרך פשוטה לענות.
צריך הסכמה כדי לשלוח תזכורת לתור?
תזכורת על תור שהלקוח קבע היא הודעה על השירות שהוא הזמין. אם מוסיפים לה מבצע או הצעה אחרת, היא עלולה להיחשב פרסומת, ולזה צריך הסכמה מראש לפי חוק הספאם.
בוט יכול להזיז תור לבד?
בוט וואטסאפ שמחובר ליומן יכול להציע ללקוח שעות פנויות ולקבוע את החדשה. אצלנו בוט כזה עולה החל מ-₪890 הקמה ו-₪199 לחודש, ומעביר אליכם כל בקשה שהוא לא בטוח בה.